So behalten Sie den Überblick im Dschungel der Sozialen Netzwerke
Gerade dann, wenn Social Media Kanäle gleichzeitig für mehrere Unternehmen gemanagt werden müssen, ist die Organisation das Wichtigste, um den Überblick nicht zu verlieren. Kein Wunder, dass sich ein Social Media Manager schnell wie ein Zirkusdirektor vorkommt, der versuchen muss, die verschiedensten Artisten gleichzeitig unter Kontrolle zu bekommen. Damit letztendlich alles glatt läuft, müssen außerdem aktuelle Trends und Geschehnisse beobachtet, sowie regelmäßig relevanter Content gepostet und Anregungen von Mitarbeitern und Kunden gesammelt werden. Bei allen diesen Aufgaben, wird auch dem erfahrensten Manager nicht langweilig.
Wie behält der Experte aber trotzdem den Überblick? Die besten Tipps und Tricks von Topmanagern haben wir in den folgenden zehn Abschnitten für Sie zusammengefasst. Die Experten aus dem Bereich Social Media sind überzeugt, dass die Einhaltung dieser Liste es jedem leichter macht, den Überblick über seine Aufgaben zu behalten.
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Einen Content Kalender anlegen
Ein sogenannter Content Kalender spart besonders die wertvolle Zeit ein, die sie für die Planung von Beiträgen auf den verschiedensten sozialen Netzwerken benötigen. Die Kreativdirektorin von Bai, Georgie Morley, bestätigt: “Ich habe mir einen Content Kalender eingerichtet, der unsere Profile auf den sozialen Netzwerken auflistet und in den ich regelmäßig allen geplanten Content eintrage.” Mit diesem Kalender im Blick erstellt Morley dann täglich bis wöchentlich To-Do-Listen für sich und ihre Mitarbeiter. Sie sagt außerdem, dass sie darauf achte, das für spontane oder aktuelle Anliegen noch etwas Luft bleibt. Bekanntlich passiert ja immer irgendwas.
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Posts schon im Voraus planen
Sie sparen weitere Zeit ein, indem Sie Ihren Content schon im Voraus planen und einstellen, wann er wo veröffentlicht wird. Mit dieser Methode ersparen Sie sich außerdem den täglichen Gedanken an die noch verbleibende Arbeit des Postens. Mehrere Social Media Manager gaben an dieser Stelle an, eine Social Inbox zu besitzen. In dieser Inbox können beispielsweise Tweets geplant und in größeren Mengen aus Spreadsheets hochgeladen werden, um Zeit einzusparen. Dies funktioniert natürlich nicht nur für Tweets, sondern auch die Beiträge auf Facebook, LinkedIn und Google+.
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Apps nutzen um To-Do’s auf allen Geräten zu synchronisieren
Ohne To-Do-Listen würde bei Social Media Managern vieles chaotischer ablaufen oder gar schief gehen. Um die wichtigen Listen selbst zu organisieren, helfen diverse Apps. Einer der besten davon ist nach Angaben der Manager “Wunderlist”. An sich ist diese nur eine App, die Dinge speichert, die man noch zu tun hat. Besonders an ihr ist jedoch, dass man diese Listen dann mit dem Computer, Tablet oder Smartphone synchronisieren kann. Über das Drag-and-Drop System erfolgt des Weiteren das Verschieben der Aufgabe auf einen anderen Tag oder in eine andere Kategorie. Zusätzlich können durch die App Deadlines gesetzt und verwaltet werden. Die fertige Liste können Sie außerdem mit Ihren Kollegen teilen und Notizen für diese hinzufügen. Diese App erhalten sie für iOS und Android und sie ist sogar noch kostenlos.
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Kennen Sie die Quellen für guten Content
Wissen Sie was die aktuellsten Themen sind und über was die Nutzer der sozialen Medien sprechen? Genau darüber sollte sich besonders ein Social Media Experte im Klaren sein. Haben Sie diesen Überblick über die Themen bereits haben, bietet es sich besonders an, Newsjacking zu betreiben, um den Webseiten Traffic zu erhöhen. Um immer bestens informiert zu sein, bietet es sich an, sich für einen RSS Reader, wie beispielsweise Feedly, anzumelden und dadurch Neuigkeiten und Blogs zu abonnieren, die im Bezug auf aktuelle Trends und Themen relevant sind. Neben dem RSS Feed, sagt Tina Yip (Social Strategist bei Big Spacship), sollten kostenlose Tools wie das Live-Trends-Dashboard verwendet werden. Mit dieser Kombination haben Sie somit den optimalen Überblick darüber, was gerade in den sozialen Medien am beliebtesten ist.
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Lassen Sie keine ungelesenen Nachrichten in Ihrer Inbox
Wenn Leute produktiv sein wollen, schalten Sie oft die Benachrichtigungen für neue E-Mails oder Benachrichtigungen aus, um nicht abgelenkt zu werden. Für einen Social Media Manager ist dies jedoch nicht möglich, da er immer über die aktuellsten Nachrichten informiert sein muss. Laurie Meacham aus dem Social Media Team bei JetBlu schafft es immer, über alle Anfragen der verschiedenen Abteilungen Bescheid zu wissen und verrät Ihr Geheimnis darüber, wie dies funktioniert. “Ich halte meine E-Mail Inbox stets aufgeräumt und versuche keine ungelesenen Nachrichten offen zu haben. Auf diese Weise übersehe ich zwischen Bergen von irrelevanten Newslettern nichts Wichtiges.” sagt sie. Jeder weiß, wie schnell wichtige E-Mails verloren gehen und wenn Sie die Nachrichten sofort lesen. Eine Lösung wäre es, die Lautstärke ihres Computers so anzupassen, dass sie ein Ton auf eine neue E-Mail hinweist.
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Erstellen Sie sich einen Social Content Ordner
Den Content, den Ihr Unternehmen produziert, müssen Sie als Social Media Manager durchgehen und für interessante Posts an Ihre Zielgruppe verwenden. Um bei dem ganzen Content trotzdem nichts zu vergessen, schlägt die Social Media Managerin Brittany Leaning vor, sich in der Inbox einen eigenen Ordner anzulegen. In diesem Ordner können Sie nun alle E-Mails speichern und sie erst dann wieder löschen, wenn der jeweilige Content bearbeitet wurde. Sie sagt außerdem: “Ich hatte eine bestimmte Routine. Ich bin jeden HubSpot Blogpost der letzten Woche einzeln durchgegangen und habe darauf abgestimmt die Posts für die nächste Woche geplant. So wurde kontinuierlich Content veröffentlicht, während ich die Zeit hatte, um zeit-intensivere Inhalte zu bearbeiten oder um Chancen für Newsjacking zu nutzen.”
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Im Spreadsheet die Social Media Beiträge sammeln
Ein Spreadsheet ist die beste Lösung, wenn die Ihre Kollegen über den Unternehmens-Account ihren Content verteilen und Sie dadurch zu viele Anfragen erhalten. Ein Spreadsheet minimiert die Anzahl dieser Anfragen und Expertin Robyn Showers empfiehlt, ein gemeinsames Spreadsheet über Google zu erstellen, auf das dann alle Mitarbeiter Zugriff haben. So können die Mitarbeiter alle ihre Social Media Anfragen eintragen und Sie müssen sich bis auf dringende Anliegen nicht weiter damit auseinandersetzen. Am hilfreichsten sind die Spreadsheets, wenn sich Datum, ein Link, der Name des Autors und eine Nachricht eintragen lassen.
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Gestaltung von ähnlichem Bildmaterial
Am besten funktioniert dies mit dem Bildbearbeitungs-Tool von Canva. Mit Hilfe dessen können Sie Bilder für Social Media Posts erstellen. Canva ist das beste Tool, wenn Sie mehrere ähnlich aussehende Bilder für Ihre Website produzieren wollen. “Jedes Mal, wenn wir eine Kampagne am laufen haben, die ein E-Book, Webinar oder anderen Content unterstützen soll, habe ich mindestens fünf Beitragsbilder. Über Twitter teste ich dann aus, welches davon am besten ankommt.” sagt Expertin Robyn Showers. Um diese Bilder zu designen, muss sie nur eines von ihnen über das Programm erstellen und kann dieses dann über die “Kopieren-Funktion” duplizieren. Auf den Kopien lassen sich dann kleine Änderungen treffen und einzelne Elemente austauschen. Auf Twitter bietet sich das Prinzip deshalb besonders an, weil die meisten Unternehmen dort viel Content posten und so die Möglichkeit haben, in kurzer Zeit verschiedene Versionen von Beitragsbildern testen zu können.
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Ordnen Sie Ihren Browser
Es verliert schnell den Überblick, wer in seinem Internetbrowser Kalender, Postfach, Social Media Profile und sämtliche wichtige Webseiten offen hat. Viele Social Media Manager raten deshalb dazu, die offenen Tabs immer in einer bestimmten Reihenfolge zu ordnen, um so immer zu wissen, wo etwas zu finden ist. Gleichzeitig sollten die Seiten geschlossen werden, die nicht mehr in Benutzung sind. Gerade durch das Öffnen verschiedenster Links, hat man schnell eine ganze Reihe von Tabs geöffnet, die eigentlich nicht mehr verwendet werden. Schließen Sie diese Fenster rechtzeitig, haben können Sie Ihren Blick besser auf das Wichtige lenken.
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Setzen Sie sich Deadlines
Der vollgepackte Arbeitsplan eines Social Media Managers erlaubt meistens keine Verzögerungen im Zeitplan. Genau aus diesem Grund ist es ratsam, sich für jede Aufgabe eine Deadline zu setzen. Während den endlosen To-Do-Listen, die es gilt abzuarbeiten, den ständigen Meetings und der detaillierten Recherche ist es wichtig die Zeit nicht aus den Augen zu verlieren.
